顧問先の資料回収と催促を自動化する方法。台帳と催促文の下書きで所員の手を減らす

<!-- intent: 顧問先からの資料回収と催促にかかっている所員の手を減らしたい。いくらで・何週間で・どこまでが仕組みになるかを知り、依頼するかを決めたい | satisfied: 台帳・未着の検知・催促文の下書き・届いた後の更新という中身と、¥200,000〜/2〜3週という金額と期間、既存の会計ソフトを入れ替えなくてよいこと、確定と送信は所員が行う線引きまで分かり、次に頼む1業務を名前で言える | excluded: AI-OCRと証憑電子化(電子帳簿保存法対応)そのものの手順、顧問先管理SaaSの製品別の機能比較とランキング -->

顧問先の資料回収と催促は、台帳と催促文の下書きの2つを作ることで自動化できます。費用は1業務 ¥200,000〜(税込)、期間は2〜3週が目安です。

変わるのは、所員の方が「誰に何を頼んで、まだ届いていないか」を思い出す時間です。未着の顧問先の分だけ催促の下書きが並び、資料が届いたら台帳が更新されます。

確定と送信は、所員の方が行います。税務や法律の判断、申告書や官公署に出す書類の作成には触れません。この記事では、何が仕組みになり、何が人の手に残るのかを、金額と期間まで揃えて書きます。

顧問先の資料回収と催促は、どこまで自動化できますか

一覧と期限の管理、未着の検知、催促文の下書き、届いた後の台帳の更新までが仕組みになります。人の手に残るのは、内容の確認と送信です。

台帳(情報の置き場の正本)を1つ決めることが出発点です。顧問先ごとに「何を・いつまでに預かるか」を並べ、そこだけを見れば回収の状況が分かる状態にします。

部品は4つです。いま人の頭とメール履歴の中にあるものを、置き場所ごと移すだけです。

期限の計算そのものは、AIに任せません。日付の計算と一覧の作成はAIを使わない決まった処理で作り、AIが担うのは催促文のような中身の下書きだけです。

なぜ、催促にこれほど手が取られるのですか

回収の状況が、担当者ひとりのメール履歴と記憶の中にしか無いからです。置き場が人に紐づいている限り、休むと止まり、辞めると引き継げません。

事務所側のAI利用そのものは、すでに進んでいます。MJSの会計事務所白書2026(事務所212)では生成AIの利用経験が75%(2024年は39%)に達した一方で、使用ルールが未整備の事務所は70%、最大の不安は「機密情報の漏洩」で55%でした(MJS 会計事務所白書2026(新しいタブで開く))。

つまり、個人が使い始めた段階で止まっています。事務所としての仕組みになっていないので、催促のような「人と人のあいだ」の作業は手つかずで残ります。

紙のやり取りも効いています。経理担当者への調査(n=1,000)では、49.5%が紙の処理に月10時間以上を使っていると答えています(経理プラス 紙書類調査(新しいタブで開く))。回収する側の事務所にも、同じだけの待ち時間が生まれます。

情報ギャップも残ります。中小機構の調査(2026年3月・n=1,647)では、AI活用で不足している情報として「成功事例・活用事例」が83.3%で最多でした(中小機構 AI等利活用実態調査(新しいタブで開く))。

ルールの整備も追いついていません。IPAの調査(2024年・n=1,000)では、AI利用に脅威を感じる人が60.4%に対し、社内ルールを策定済みの組織は20%未満でした(IPA AI利用時のセキュリティ脅威調査(新しいタブで開く))。だから納品物には、AIに入れてよい情報の線引きを含めています。

会計ソフトや顧問先管理システムとは、何が違いますか

システムは「どの機能を使うか」を選ぶもので、仕組みは「貴事務所の回収の手順そのもの」を形にするものです。どちらか一方ではなく、いま入れているソフトは土台としてそのまま使います。

全部を入れ替える必要もありません。弥生の調査(n=951)では、全面刷新を望む企業は12.2%にとどまり、障壁の上位は「研修・マニュアルの負担」28.0%と「導入中の業務の中断」27.9%でした(弥生 バックオフィスAI活用実態調査2026(新しいタブで開く))。

催促は、どんな順番で用意されますか

期限から逆算して、未着の分だけが毎朝出てくる形にします。一斉送信はしません。相手ごとに状況が違うからです。

資料が届いたら、台帳の状態が到着に変わり、待ち一覧から外れます。「送ったのにまた催促が来た」という事故は、この更新がある限り起きにくくなります。

導入の前と後で、所員の1日はどう変わりますか

探す時間と思い出す時間が減ります。作業そのものが消えるわけではなく、判断だけが手元に残る形になります。

当方実績の例としては、前職(AI導入支援のスタートアップ)で1年に20件超の業務改善に参画し、対象作業の時間を6〜8割減らしたものがあります(見積・請求80%、企画提案70%、人事評価コメント60%)。当方実績の例です。効果は業務と体制により異なります。

費用と期間はいくらですか

資料の回収と催促は「軽い業務」に当たり、¥200,000〜(税込)・2〜3週が目安です。金額は、着手の前に設計書でお出しします。

重さを決めるのは事務所の規模ではありません。入口(情報が入ってくる経路)の数、台帳の有無、例外の多さ、無人運用の有無の4点です。

公開されている他社の金額と並べます。相場の中では下側に当たります。

相場が「20〜100万円」と幅で書かれているのは、対象の業務が決まっていない段階の数字だからです。その幅を1つの金額に変えるのが、業務診断(¥20,000)の役割です。実装に進む場合、この¥20,000は全額を実装費に充当します。

このほか、月次AI顧問が月¥30,000、所員向けのAI導入ミニ研修が¥70,000です。発信の自動化は別のメニューで、構築が Lite ¥200,000 / Standard ¥350,000、運用が月¥30,000です。¥200,000未満の実装はお引き受けしていません。

独占業務との線は、どこで引きますか

当スタジオが納めるのは事務の仕組みまでです。独占業務(資格者だけができる仕事)には入りません。

仕組みの出力は、下書き・候補・通知・一覧までで止めます。顧問先へ判断を返すのは、当スタジオではなく貴事務所の方です。

• 当スタジオがすること: 事務の仕組みの設計と構築(貴事務所名義のアカウントの中に)、運用手順書、操作の解説動画、AIに入れてよい情報の線引き(1枚)
• 貴事務所(資格者・所員)がすること: 内容の確定、顧問先への助言、送信・提出・申請、契約や日程の判断
• 触れないこと: 税務・法律・手続の判断、申告書や官公署に出す書類の作成、提出の代行、顧問先へ直接判断を返すこと

同じ線は、ほかの士業でも変わりません。記帳の外に残る事務を3つ並べたものは税理士事務所のAI活用事例に、記帳から入るのが定石になった背景は税理士事務所のAI活用は記帳より「顧問先対応」からにまとめました。

どういう順番で進めますか

自動化する業務を1つ決めるところから始めます。ここまでは費用がかかりません。

1. 簡易ヒアリング(無料・30分)。いまの回収の流れを伺い、どこから手を付けるかを決めます
2. 業務診断(¥20,000・120分)。所員の方と先生の両方から、実際の画面で作業を見せていただきます
3. 設計書のお渡し(3営業日が目安)。流れ図・置き換わる作業量の試算・重さの判定・実装の範囲・お見積りを書面で
4. 実装(¥200,000〜)。台帳を整え、手順を言語化し、実際のデータで試運転します
5. 引き渡し。運用手順書と操作の解説動画をお渡しし、引き渡し後1か月は質問に対応します

設計書は貴事務所のものです。ご納得いただけなければ実装に進まず終えられますし、社内や他の会社で進めていただいても構いません。貴事務所にいただく時間は、実装のあいだ週に15〜30分が目安で、繁忙期は避けて進めます。

よくある質問

Q. 顧問先に、AIが催促していると思われませんか。

送るのは所員の方です。仕組みが用意するのは文面の下書きまでで、読んで直してから送る形にします。相手・資料・前回の連絡に合わせて中身を変えるので、定型文の一斉送信にはなりません。

Q. 顧問先の情報をAIに入れても大丈夫ですか。

貴事務所名義のアカウントの中だけで扱い、入力した内容がAIの学習に使われない設定・契約の範囲で使います。入れてよい情報・だめな情報を先に1枚にまとめ、顧問先の名前を入れなくても回る作業から始めます。データの取り扱い方針と秘密保持契約(NDA)は、着手の前にお渡しします。

Q. 期限の計算を間違えませんか。

期限の計算や一覧の作成は、AIを使わない決まった処理で作ります。AIに任せるのは下書きと整理までです。確定できなかった点は「要確認」として残し、確定と送信は人が行います。

Q. いま使っている会計ソフトや顧問先管理システムは、入れ替えになりますか。

入れ替えません。いまお使いのソフトは土台としてそのまま使い、対象にするのはその外側に残っている作業です。月に何時間をその作業に使っているかを一緒に数え、少なければ「必要ありません」とお伝えします。

Q. 補助金は使えますか。

個別に設計する仕組みづくりは、「デジタル化・AI導入補助金」(旧 IT導入補助金)の登録ツールに当たらないため、原則として対象になりません。補助金を前提としたご提案はしていません。

まず、何から始めればよいですか

いちばん催促に手が取られている資料を1つ選ぶところからです。

まず無料の簡易ヒアリング(30分)で、自動化する業務を1つ決めます。次の業務診断(¥20,000・120分+設計書)で金額を確かめてから、実装(1業務 ¥200,000〜)に進めます。実装に進む場合、診断の費用は全額充当します。

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