社内資料を検索して答えるAIを中小企業に入れる方法と費用

<!-- intent: 社内資料を検索して答えるAIを自社に入れたい人が、費用・期間・先に決めることを知って社内に説明できるようにする | satisfied: 自社の資料の散らばり方から重さ(1業務¥600,000〜・6〜10週)を当てはめ、置き場・権限・更新責任・入れてよい情報の4点と「確認は人」の線を自分の言葉で説明できる | excluded: 製品単体の機能比較(Copilot/NotebookLM等のツール比較)、社内資料そのものの書き方・パワポ作成術 -->

社内資料を検索して答えるAIは、中小企業の場合、当スタジオでは重い業務として扱い、1業務 ¥600,000〜(税込)・6〜10週が目安です。

金額を決めるのは、資料の総量ではありません。置き場が何か所に割れているか、見せてよい人の範囲が分かれているか、例外がどれだけあるかです。

いきなり発注する必要はありません。無料の簡易ヒアリング(30分)で対象の資料を1つに決め、業務診断(¥20,000・120分+設計書)で金額を確かめてから、実装に進むかを決められます。

この記事では、費用の内訳、入れる前に会社側で決める4つのこと、情報漏えいと権限の線、他社の相場との比較を、出典つきで並べます。

社内資料を検索して答えるAIは、中小企業でいくらかかりますか

1業務 ¥600,000〜(税込)が目安です。入口から運用までは4つの段に分かれ、金額が決まるのは2段目の業務診断の時点です。

実装の金額は、業務の重さで3段に分かれます。社内資料を読んで答える仕組みは、このうち重い業務に当たります。

なぜ、いまの社内検索では見つからないのですか

探しているものが「ファイル」ではなく「答え」だからです。ファイル名と本文のキーワード一致で引ける仕組みは、質問の言い方が資料の言葉と違った時点で空振りします。

社内情報の検索には1日平均1時間5分が使われ、自分で解決できたのは22%という調査があります(Helpfeel 2023・n=400(新しいタブで開く))。残りは誰かに聞く時間で、聞かれた側の時間も同時に消えます。

AIを使わない理由の1位は「活用する業務がイメージできない」63.4%で、実際に使われている先はバックオフィスが73.4%でした(中小企業白書2026 概要 p.20-21・n=3,888(新しいタブで開く))。前例探しは、そのイメージが最も付きやすい業務のひとつです。

何ができる状態になりますか

社内の質問に、出典つきで答えが返る状態です。どの資料の、どの箇所を根拠にしたのかが回答と一緒に出るので、読んだ人が自分で確かめられます。

当スタジオの「よくあるご依頼の型」では9つのうちの1つで、社内資料・規程・議事録を1か所に集め、案件固有の情報と、共通のルール・手順を分けて持たせます(型の一覧はサービス一覧の型の節にあります)。

元になっているのは、現職(事業会社)の実務で業務手順138本・長期記憶335件をAIに持たせて毎日運用している仕組みです。当方実績の例です。効果は業務と体制により異なります。

出てくるのは回答・候補・一覧までで、確定と、社外への回答は人が行う設計にします。期限の計算や一覧の作成など、間違えてはいけない部分はAIを使わない決まった処理で作ります。

入れる前に、会社側で決めておく4つのこと

決めるのは、置き場・見せてよい人の範囲・更新の責任者・入れてよい情報の4つです。ここが決まっていないと、どんな仕組みを載せても答えが揺れます。

この4つは業務診断(¥20,000)の中で一緒に決めます。順番が大事です。置き場が割れたまま自動化すると、食い違いが増えるだけです。

他社の相場と比べて、¥600,000〜は高いのですか

業務自動化の受託相場(20〜100万円)の中ほどです。社内資料を読んで答える仕組みは、入口が多く権限の設計が入るため、同じ受託の中でも上側に寄ります。

比べるときは、金額よりも「終わったときに何が貴社に残るか」を見てください。当スタジオが納めるのは、動く仕組み・運用手順書・操作の解説動画の3点で、貴社名義のアカウントの中に構築します。費用の内訳はAI業務自動化の費用は中小企業でいくらかでも公開しています。

情報漏えいと、見せてよい人の線はどう引きますか

先に書面で引きます。AI利用で脅威を感じる人は60.4%いる一方、ルールを策定済みの組織は20%未満でした(IPA AI利用時のセキュリティ脅威調査 2024-07・n=1,000(新しいタブで開く))。不安の正体は、たいてい「何を入れてよいか決まっていないこと」です。

当スタジオの進め方は次の5点です。

• 仕組みもデータも、貴社名義のアカウントの中に置きます。当スタジオの環境には持ち出しません。
• 入力した内容がAIの学習に使われない設定・契約の範囲で使います。
• 入れてよい情報・だめな情報を先に1枚にまとめ、顧客名を入れなくても回る資料から始めます。
• 環境は会社ごとに分け、ほかのお客様の情報が混ざる作りにしません。
• データの取り扱い方針(1枚)と秘密保持契約を、着手の前にお渡しします。

社内で見せてよい人の範囲は、仕組み側だけで守るものではありません。置き場の権限と仕組みの参照範囲を同じ線で揃えるのが先です。

つまずくのは、たいていこの3つです

多いのは、置き場が割れたままの自動化、個人のアカウントでの試用、作った人以外が触れない状態の3つです。

1つ目は、資料の正本を決めずに読ませてしまう形です。古い規程と新しい規程が同じ重みで返るので、「答えが違う」と言われて使われなくなります。

2つ目は、個人任せで止まる形です。「会社として導入せず個人の判断に任せている」は64.9%で、会社として導入した企業のほうが効果の実感が高いという調査があります(商工中金 中小企業の生成AI利用調査 2026-01(新しいタブで開く))。個人の環境に入れた資料は、共有も引き継ぎもできません。

3つ目は、担当が離れて止まる形です。システム担当者がいない企業は27.5%、10〜29人では48.2%にのぼります(kubell 2025-11・n=1,093(新しいタブで開く))。止まった仕組みの立て直しは、別の型として¥200,000〜でお引き受けしています。

なお、AI導入で不足している情報の1位は「成功事例・活用事例」83.3%でした(中小機構 AI等利活用実態調査 2026-03・n=1,647(新しいタブで開く))。事務所での型と線引きの例は税理士事務所のAI活用事例に書いています。

進め方と、貴社にかかる時間はどのくらいですか

貴社の時間は週15〜30分が目安です。重い業務は6〜10週が目安で、進み具合は週に1枚の報告でお伝えします。

設計書をご覧いただいた時点で納得いただけなければ、実装に進まず終了できます。

よくある質問

Q. 社内資料を読んで答える仕組みは、どのくらいの期間がかかりますか。

重い業務として6〜10週が目安です。前段の業務診断は、120分の診断と3営業日の設計書で1週間ほどです。軽い業務は2〜3週、標準の業務は4〜6週が目安です。いずれも目安で、繁忙期は避けて進めます。

Q. 顧客の情報が入った資料を、AIに読ませても大丈夫ですか。

貴社名義のアカウントの中だけで扱い、入力した内容がAIの学習に使われない設定・契約の範囲で使います。入れてよい情報・だめな情報を先に1枚にまとめ、顧客名を入れなくても回る資料から始めます。データの取り扱い方針と秘密保持契約は、着手の前にお渡しします。

Q. AIは間違えますよね。

間違えます。そのため、判断はAIに任せません。任せるのは下書きと整理までです。回答には出典を付け、元の資料と突き合わせられる形にし、確定できなかった点は「要確認」として残します。確定と送信は人が行います。

Q. 補助金は使えますか。

個別に設計する仕組みづくりは、「デジタル化・AI導入補助金」(旧 IT導入補助金)の登録ツールに当たらないため、原則として対象になりません。補助金を前提としたご提案はしていません。

Q. 全社でなく、1部署だけで試せますか。

できます。むしろ、置き場と権限が整理しやすい1部署・1種類の資料から始めることをおすすめしています。全面刷新を望む企業は12.2%にとどまり、障壁として挙がるのは研修やマニュアルの負担28.0%、導入中の業務中断27.9%でした(弥生 バックオフィスAI活用実態調査2026・n=951(新しいタブで開く))。小さく始めて、効いたら広げる形にします。

まず無料の簡易ヒアリング(30分)で、自動化する業務を1つ決めます。次の業務診断(¥20,000・120分+設計書)で金額を確かめてから、実装(1業務 ¥200,000〜)に進めます。実装に進む場合、診断の費用は全額充当します。

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