RPAと生成AIの違いを中小企業向けに。使い分けの基準と費用

<!-- intent: RPAと生成AIの違いを押さえたうえで、自社のこの事務作業をどちらで自動化すべきかを決めたい | satisfied: 自社の業務を「月に何時間の定型操作か」で測り、生成AI先行・RPA併用・どちらも不要のどれに当たるかと費用の桁を自分の言葉で言える | excluded: RPA製品(UiPath・WinActor等)の機能比較とランキング、生成AIのプロンプト集や使い方テクニック -->

RPAと生成AIの違いは、決まった画面操作をそのままくり返すのがRPA、毎回ちがう中身をつくるのが生成AIという点です。中小企業がどちらから手を付けるか迷った場合、当スタジオは生成AIを先に入れ、同じ画面操作が月20時間を超える業務にだけRPAを足すことをお勧めしています。

理由は、生成AIのほうが最初の一歩が軽く、合わなければ止めやすいからです。費用は、仕組みとして作る場合で1業務 ¥200,000〜(税込)、期間は軽い業務で2〜3週が目安です。

RPAと生成AIの違いは何ですか

一言でいえば、RPAは「手順」を自動化し、生成AIは「中身」をつくります。RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション=人が画面でする操作をソフトが代わりにくり返す仕組み)は、決めた順番どおりにクリックや転記を行います。

生成AI(ChatGPTのような、文章や要約をつくるAI)は、毎回ちがう入力から文章を組み立てます。どちらも「自動化」と呼ばれますが、得意なことは重なりません。

表の最後の行が、この記事でいちばん使う線です。RPAは同じ操作の回数に効き、生成AIは1回あたりの手間に効きます。

中小企業はどちらから始めるとよいですか

中小企業は、生成AIから始めるほうが失敗の損が小さいです。生成AIは試すのが早く、合わなければ翌日にやめられます。RPAは画面の手順を組んでから効果が出るため、止めるときの損が大きくなります。

実際、公的な調査でも、中小企業が最初に手を付けているのはバックオフィスの文章仕事です。中小企業庁の中小企業白書2026 概要(p.20-21)(新しいタブで開く)(n=3,888)では、AIの活用先としてバックオフィスが73.4%と最も多く挙げられています。

一方で、同じ調査ではAIを使わない理由の1位が「活用する業務がイメージできない」で63.4%でした。道具を選ぶ前に、どの業務を対象にするかが決まっていないのが実情です。

自社の業務は、どちらに振り分ければよいですか

振り分けの基準は、「その作業は毎回ちがう文章を扱うか」と「同じ操作が月に何時間あるか」の2つだけです。この2つを数えれば、たいていの事務作業はどちらかに落ちます。

5つ目を残しているのは、やらないと決めることも判断だからです。月に1時間しかない作業を自動化しても、投じた費用は戻りません。当スタジオも、数えた結果が少なければ「必要ありません」とお伝えしています。

RPAを足すのは、どんな業務ですか

RPAを足すのは、画面も手順も変わらない転記が、月20時間を超える業務です。銀行サイトからの明細のダウンロード、基幹システムへの同じ形の入力、複数の管理画面をまたぐ突き合わせなどが当たります。

逆に、画面がよく変わるもの、例外の判断が毎回入るものはRPAに向きません。止まったときに直せる人が社内にいないと、そのまま放置されます。

止まったまま放置された自動化は、珍しいものではありません。kubell の調査(2025-11・n=1,093)(新しいタブで開く)では、システム担当者がいない企業が27.5%、従業員10〜29人の企業では48.2%にのぼります。作った人が異動すると、直す人がいなくなる構造です。

当スタジオは、止まった仕組みの立て直しも1つの型として扱っています。型の一覧はよくあるご依頼の型にまとめました。

併用するときは、どう組み合わせますか

併用するときは、集めるところと、書くところを分けます。画面から情報を集める部分は決まった処理に任せ、要約や下書きだけを生成AIに担当させる形です。

当スタジオはこの線を「決めるのはプログラム、AIは中身だけ、送るのは人」と呼んでいます。期限の計算や一覧づくりのように間違えてはいけない部分はAIに任せず、AIに任せるのは下書きと整理までにします。

たとえば毎月の請求まわりであれば、台帳から金額を出すのは決まった処理、送付メールの文面は生成AI、最終の確認と送信は担当者、という分担になります。前職(AI導入支援のスタートアップ)で見積書・請求書の自動作成を構築したときは、作業時間が80%減りました。企画提案の下書きでは70%、人事評価のコメントでは60%という例もあります。いずれも当方実績の例で、効果は業務と体制により異なります。

数字で見ると、中小企業はいまどこにいますか

多くの中小企業は、まだ最初の1業務を決める前の段階にいます。道具の比較よりも、対象の選定でつまずいているという数字がそろっています。

いちばん下の行は、道具選びより先に効く話です。情報の置き場が割れたままRPAを組むと、食い違いが増えるだけになります。順番としては、正本(その情報の正しい置き場)を1つに決める→手順を言語化する→初稿まで仕組みが作る→確定と送信は人という並びを崩さないようにしています。

費用はいくらかかりますか

仕組みとして作る場合、1業務 ¥200,000〜(税込)です。金額は業務の重さで決まり、重さは入口の数、台帳があるか、例外がどれだけ多いかで判定します。

発信まわりを対象にする場合は別の組み方になり、構築は Lite ¥200,000 / Standard ¥350,000、運用は月¥30,000です。研修だけを依頼したい場合は、AI導入ミニ研修が ¥70,000(半日3時間・5〜20名)です。

他社の公開価格と並べると、次のあたりに位置します。

相場の20〜100万のうち、下のほうの帯です。¥200,000未満の実装はお引き受けしていません。小さく確かめたい場合は、業務診断(¥20,000)が設計書つきでその役を担います。内訳はAI業務自動化の費用は中小企業でいくらかにまとめてあります。

道具を選ぶ前に、決めておくことはありますか

先に決めておくのは、入れてよい情報と、だめな情報の線引きです。RPAでも生成AIでも、扱うのは自社と顧客の情報なので、ここが空白のまま始めると後から止まります。

先に挙げたIPAの調査では、脅威を感じる企業が60.4%に対し、ルール策定済みは20%未満でした。当スタジオは着手の前に線引きを1枚にまとめ、顧客名を入れなくても回る作業から始めます。

もうひとつは、納品後に誰が動かすかです。仕組みとデータは貴社名義のアカウントの中に置き、運用手順書と操作の解説動画をお渡しします。現職(事業会社)でも、手順書・設定手順・個人の値を抜いた設定ファイルの3点セットを20セット超配布し、他の人がその日から動かせる形にしてきました。

なお、士業事務所の場合は、税務・法律・手続の判断や書類の作成には触れません。当スタジオが納めるのは事務の仕組みまでで、確定と送信は資格者の方が行います。具体的な範囲は税理士事務所のAI活用事例で3つの事務に分けて書いています。

よくある質問

Q. RPAをすでに入れています。生成AIに置き換えるべきですか

動いているRPAは、そのまま残して構いません。土台として使い、その外側に残っている作業(文章の下書き、催促、要点の整理)を生成AIの側で足すのが、やり直しの少ない順番です。止まったまま放置されている場合は、何が止まっているかを調べて正本と手順を書き直すところから始めます。この立て直しは軽い〜標準の重さで、¥200,000〜・2〜4週が目安です。

Q. AIは間違えますよね

間違えます。そのため、判断はAIに任せません。AIに任せるのは下書きと整理までで、期限の計算や一覧の作成など間違えてはいけない部分は、AIを使わない決まった処理で作ります。AIが書いた内容は元の情報と突き合わせ、確定できなかった点は「要確認」として残す決まりにしています。確定と送信は人が行います。

Q. どのくらいの期間がかかりますか

業務診断は1週間(120分の診断+3営業日で設計書)です。実装は1業務あたり、軽い業務で2〜3週、標準の業務で4〜6週、重い業務で6〜10週が目安です。繁忙期は避けて進めます。貴社のお時間は、週に15〜30分が目安です。

Q. 効果は保証してもらえますか

保証はしません。代わりに、業務診断の設計書で「置き換わる作業量の試算」を先にお見せし、実装は1業務から始めて減った時間を一緒に測ります。効かなければそこで止められます。業務診断の費用は、実装に進む場合に全額充当します。

Q. 補助金は使えますか

個別に設計する仕組みづくりは、「デジタル化・AI導入補助金」(旧 IT導入補助金)の登録ツールに当たらないため、原則として対象になりません。補助金を前提としたご提案はしていません。

まず、何から始めればよいですか

まず無料の簡易ヒアリング(30分)で、自動化する業務を1つ決めます。次の業務診断(¥20,000・120分+設計書)で金額を確かめてから、実装(1業務 ¥200,000〜)に進めます。実装に進む場合、診断の費用は全額充当します。

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